Plataformas Digitais Alternativas
Na impossibilidade do uso do SEI e se exigidos pelo local do estágio, o Termo de Compromisso e o Plano de Atividades poderão ser assinados por outras plataformas digitais (Agiel, NUBE, CIEE, Patativa, SEI MG, etc). A seguir, são detalhados os passos para a realização desse processo.
DESCRIÇÃO DAS ETAPAS
Captação da Vaga
A secretaria do Colegiado do Curso pode informar sobre as vagas disponíveis para Estágio Não Obrigatório. No entanto, é comum que os estudantes procurem essas oportunidades por conta própria em áreas relacionadas à Biomedicina. A seleção dos discentes geralmente é feita pela Concedente do Estágio, seguindo critérios específicos que variam para cada vaga.
Leitura dos Procedimentos
O estudante deve realizar a leitura cuidadosa dos procedimentos relacionados ao Estágio Não Obrigatório e proceder com o preenchimento da Ficha Cadastral do Estagiário, que está disponível clicando aqui ou utilizando o QR Code disponibilizado acima. É a partir do preenchimento dessa ficha que o discente vai sinalizar se pretende validar o Estágio Não Obrigatório como Estágio Obrigatório, caso tenha cumprido os pré-requisitos.
Assinatura da Documentação
Alguns locais de estágio disponibilizam uma plataforma própria para a assinatura do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades. Na maioria dos casos, esses locais fornecem seus próprios documentos para esses propósitos. Nessas situações, todas as partes envolvidas devem seguir as diretrizes e exigências estabelecidas pela Concedente de Estágio. Se necessário, o estudante pode preencher, com o auxílio do Professor Orientador, os modelos de Termo de Compromisso e Plano de Trabalho do próprio Colegiado, disponíveis aqui.
Envio da Documentação para o Colegiado do Curso
Independente da plataforma alternativa utilizada (Agiel, NUBE, CIEE, Patativa, SEI MG, etc), o estudante deverá fazer download dos arquivos assinados por todas as partes e enviá-lo em formato PDF para o e-mail do Colegiado do Curso (biomedicina@farmacia.ufmg.br).
Arquivamento pela Secretaria do Colegiado do Curso
Após receber a documentação, a secretaria do Colegiado do Curso irá inserir os documentos no SEI UFMG para fins de arquivamento digital. Após os documentos serem enviados pelo discente para a secretaria, o Estágio pode ser iniciado, seguindo as datas estabelecidas na documentação. Nesta fase, a secretaria do Colegiado do Curso procederá com a matrícula do aluno na atividade de estágio solicitada.
Assinatura Manual (a ser evitada)
Esta forma de oficialização do Estágio deve ser utilizada apenas como último recurso. Neste protocolo, os documentos são assinados manualmente por todas as partes, quando não for possível a assinatura via SEI UFMG devido à objeção por parte do local de estágio.
DESCRIÇÃO DAS ETAPAS
Captação da Vaga
A secretaria do Colegiado do Curso pode informar sobre as vagas disponíveis para Estágio Não Obrigatório. No entanto, é comum que os estudantes procurem essas oportunidades por conta própria em áreas relacionadas à Biomedicina. A seleção dos discentes geralmente é feita pela Concedente do Estágio, seguindo critérios específicos que variam para cada vaga.
Leitura dos Procedimentos
O estudante deve realizar a leitura cuidadosa dos procedimentos relacionados ao Estágio Não Obrigatório e proceder com o preenchimento da Ficha Cadastral do Estagiário, que está disponível clicando aqui ou utilizando o QR Code disponibilizado acima. É a partir do preenchimento dessa ficha que o discente vai sinalizar se pretende validar o Estágio Não Obrigatório como Estágio Obrigatório, caso tenha cumprido os pré-requisitos.
Elaboração da Documentação
O estudante é responsável por preencher o Termo de Compromisso e o Plano de Atividades. Em caso de dificuldade no preenchimento, o Professor Orientador pode ser contatado para auxílio. Os dados da Coordenação do Curso, bem como o modelo do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades podem ser encontrados aqui. É comum que a concedente de Estágio tenha seus próprios modelos desses documentos.
Envio dos Documentos para o Professor Orientador
O Plano de Atividades e o Termo de Compromisso devem ser elaborados no formato Word e enviados para o e-mail do Professor Orientador. O estudante deve certificar-se de que os documentos estejam corretamente preenchidos e anexados antes de enviar. Em nenhuma circunstância serão aceitos arquivos enviados diretamente pelo discente para o e-mail do Colegiado do Curso.
Conferência por parte do Professor Orientador
O Professor Orientador receberá a documentação por e-mail e realizará a conferência. Após conferência e se não houver necessidade de correção, o Professor Orientador irá dar o aval para que o estudante imprima os arquivos. O prazo para a conferência dos documentos pelo Professor Orientador é de até três dias úteis a partir da data de recebimento do e-mail do discente. Sempre que houver uma alteração ou reenvio de documentação, o prazo será reiniciado.
Coleta de Assinaturas
O estudante tem a responsabilidade de garantir que todos os envolvidos no processo assinem os documentos manualmente. Isso inclui o estudante, o Professor Orientador, o Coordenador do Curso e o Supervisor de Campo. Essas assinaturas são essenciais para oficializar o acordo e garantir que todas as partes estejam cientes e concordem com os termos do estágio. O Termo de Compromisso e o Plano de Atividades devem ser impressos e assinados em três vias. Todas as páginas das três vias devem ser rubricadas por todas as partes.
Entrega dos Documentos na Secretaria do Colegiado
Após a conclusão da coleta de assinaturas do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades por todas as partes envolvidas, o discente realizará a entrega pessoal desses documentos na secretaria do Colegiado do Curso. Esta etapa é crucial para garantir a legalidade e a validade da documentação, sendo que não será aceito, sob nenhuma circunstância, o envio de arquivos digitalizados por e-mail. Essa medida visa assegurar a autenticidade e a integridade dos documentos, bem como o cumprimento adequado dos procedimentos estabelecidos.
Arquivamento pela Secretaria do Colegiado do Curso
Após receber os documentos, a secretaria do Colegiado do Curso os digitalizará e os incluirá no SEI UFMG para arquivamento digital. A guarda dos documentos físicos por parte da secretaria será realizada de acordo com os padrões técnicos de gestão documental, conforme definido no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade. Após a entrega dos documentos à secretaria do Colegiado, o Estágio pode ser iniciado, respeitando as datas estipuladas na documentação. Nesta fase, a secretaria do Colegiado do Curso procederá com a matrícula do aluno na atividade de estágio solicitada.
Atenção! Não é permitido utilizar diferentes formas de assinatura em um mesmo documento. Todos os envolvidos devem adotar o mesmo protocolo de assinatura. O uso de assinaturas mistas — por exemplo, o supervisor assinando manualmente e o aluno assinando digitalmente no SEI — torna o documento inválido.
